Supplier Code of Conduct - den dolda risken i hållbarhetsarbetet

Det nya EU-direktivet CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) implementeras 2025 på i princip alla företag med mer än 500 anställda och under 2026 hos i princip alla företag med fler än 250 anställda. 

Många inköpschefer och Category Managers förlitar sig på sin Supplier Code of Conduct (SCoC) i hållbarhetsarbetet och förberedelserna med CSRD. Det är förståeligt men riskabelt. Att leverantörer signerar SCoC kan kännas tryggt och man har uppfyllt ett KPI, samtidigt finns det risker ur ett hållbarhetsperspektiv.

De flesta företag som kräver SCoC från sina leverantörer har också i sin tur signerat ett flertal SCoC från sina kunder. Ibland känner inköpsavdelningen inte till dessa åtaganden, som kanske har stannat hos säljavdelningen. Samtidigt är det dessa krav som bör ligga till grund för företagets egna SCoC att föra vidare i sin leverantörskedja.

Dolda risker med Supplier Code of Conduct - och tips för hur du kan hantera dem

Att leverantörer signerar ett SCoC garanterar inte att de följer reglerna, vilket gör att ditt företag riskerar att missa era hållbarhetsmål. Här listar jag fyra utmaningar och frågor kopplat till SCoC utifrån inköpsavdelningens hållbarhetsarbete. I varje utmaning finns också tips på vad du kan göra för att komma vidare.

Utmaning 1: Audits och uppföljning

De flesta leverantörer signerar sina kunders SCoC utan att protestera, oavsett vad som står däri. Regelbunden uppföljning är därför nödvändig. Ha också förståelse för att leverantören har ytterligare ett antal SCoC från andra kunder att förhålla sig till. Utöver att själv genomföra audits finns det andra, mer resurseffektiva sätt:

Självutvärderingar

Uppmuntra till eller skriv in i avtalet att leverantören regelbundet genomför självutvärderingar som också inkluderar transparens i leverantörskedjan. Etablera en process för regelbunden rapportering om efterlevnaden.

Tips: Be leverantören själv ta fram underlaget för självutvärderingen. På så vis kan leverantören integrera alla de andra SCoC och använda en självutvärdering för alla sina kunder.

Utbildning och stöd

Sätt upp en utbildning för leverantörerna om innehållet i er SCoC så att de förstår vad det innebär i praktiken. Erbjud stöd för att implementera nödvändiga förändringar. Se till att ha en kontinuerlig och öppen dialog med leverantörerna. Detta kan hjälpa till att identifiera problemområden och möjliggöra snabb åtgärd.

Tips: Koordinera med leverantörens övriga kunders SCoC för att undvika onödigt merarbete för leverantören. Undersök om det finns kunder till leverantören som ni kan samarbeta med för att minimera dubbelarbete.

Sanktioner

Skriv in tydliga sanktioner i avtalet med leverantören för brott mot koden som kan inkludera böter eller uppsägning av kontraktet.

Tips: Denna metod är sällan ett incitament för en god och långsiktig affärsrelation - använd sparsamt.

Användning av tredjepartsrevisorer

Anlita oberoende revisorer för att granska leverantörernas verksamhet och säkerställ att de följer uppförandekoden.

Tips: Om en leverantör används av många inom samma bransch - gå ihop branschvis och samarbeta om audits och uppföljningar. På så vis slipper också leverantörerna uppleva ett stort antal liknande auditbesök, fast från olika kunder med snarlika SCoC.

Certifieringar

Uppmuntra eller skriv in i kontraktet att leverantörerna skaffar relevanta certifieringar som bevis på efterlevnad av vissa standarder.

Tips: Ha respekt för att detta kräver tid och pengar av leverantören. Var selektiv och kräv endast certifieringar som verkligen gör skillnad, inte bara ser bra ut i er egen hållbarhetsredovisning.

Utmaning 2: Komplexa företagsstrukturer

En leverantörs organisationsstruktur kan vara invecklad. Det är viktigt att veta exakt vilken del som ska följa er SCoC. Är det en business unit, en landsorganisation, ett dotterbolag? Hur ser den övriga organisationen i så fall ut och arbetar de på ett sätt som resonerar med ditt företags sätt att jobba och era etiska värderingar?

Tips: Skriv in tydliga bestämmelser i kontraktet vilka delar av leverantörens organisation som omfattas och hur de ska efterleva ditt företags SCoC. Var realistisk och ödmjuk och lägg dina krav på rätt nivå hos leverantören.

Utmaning 3: Kulturella skillnader

Vad som är normalt i ett land kan vara annorlunda i ett annat. En SCoC garanterar inte förståelse eller implementering överallt. På en familjeägd kaffeplantage kan det vara en självklarhet att barnen hjälper till efter skolan. Om en fabrik slutar använda barnarbete, hur kan vi som kund hjälpa barnen vidare till en dräglig tillvaro på ett ansvarsfullt sätt?

Tips: Sätt upp ett samarbete med lokala organisationer som har expertis inom sociala frågor och barns rättigheter. Här har ni som företag möjlighet att etablera ett socialt hållbarhetsarbete och göra skillnad både på individ- och samhällsnivå.

Utmaning 4: Alltför vaga alternativt alltför detaljerade formuleringar

Var tydlig med vad du förväntar dig i er SCoC. Både alltför vaga eller alltför detaljerade formuleringar skapar tolkningsmöjligheter. De bör också vara anpassade och relevanta efter leverantörens bransch och storlek. Ett standarddokument som inte tar hänsyn till industrispecifika risker eller regionala skillnader blir lätt irrelevant.

Tips: Låt varje punkt i koden uttrycka en tydlig förväntan eller åtgärd som är lätt att förstå och implementera. Till exempel, istället för att bara säga "leverantören ska ej använda barnarbete", skriv "leverantörer måste följa lokala lagar om minimiålder för anställning och säkerställa att alla anställda är över denna ålder". Det ger leverantören en konkret åtgärd att följa, samtidigt som det är tillräckligt öppet för att tillämpas i olika regioner och branscher.

Tips: Ha ett kortare standarddokument som din SCoC, men med anpassade bilagor utifrån geografi/bransch/storlek.

Avslutningsvis

Som inköpare, category manager och inköpschef har vi en nyckelroll i att säkerställa att våra leverantörer inte bara signerar ett papper, utan faktiskt lever upp till hållbarhet på riktigt.

Vill du som är inom inköp lära dig mer om hur du kan arbeta med hållbarhet, CSRD och CSDDD i din leverantörskedja utöver SCoC?

Tips: Anmäl dig till vår utbildning Hållbart inköp i praktiken. Vi gör också företagsinterna utbildningar och workshops helt inriktade på inköpsavdelningens arbete.

Embedded Skills hjälper dig som är chef inom inköp och supply chain att spara tid samtidig som vi tillför kompetens. Läs gärna mer på vår hemsida om våra bemannings- och rekryteringslösningar.