Rätt data i CSRD-arbetet inom inköp – tips för att hantera utmaningen

Vi fick en pratstund med en av våra lärare, Peter Tull, som ansvarar för vår kurs Hållbart inköp i praktiken – med fokus på CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) och CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive).

En av frågorna som många av inköparna och inköpscheferna på vår utbildning brottas med är avsaknaden av tillförlitliga data. Utan kvalitativa data är det omöjligt att hitta en bra baseline, vilket blir kritiskt när målen ska sättas och uppföljning ska ske under de kommande åren. Allt detta blir dessutom offentligt som en del av årsredovisningen.

EUs nya hållbarhetsdirektiv CSRD-började gälla i år för stora (>500 medarbetare) och börsnoterade företag.  Och i takt med att företag strävar efter att implementera hållbarhetsåtgärder blir det snabbt tydligt att bristen på kvalitativa data ställer till problem.

Med sin gedigna erfarenhet i ämnet ger Peter Tull oss tips på hur företag kan bemöta denna utmaning för att dels underlätta rapporteringen, dels skapa mer hållbara inköpskedjor. I den här artikeln får du tips på följande:

• Hantera IT-stödet
• Internt samarbete
• Vilken data som ska prioriteras
• Säkerställa aktuella data

Utmaning: Avsaknaden av bra data

Bristen på kvalitativ ESG-data (Environmental, Social and Governance) är särskilt kritisk när det gäller information från leverantörer längre bak i kedjan. "Vi har ofta koll på mer än 90% av datan som gäller den egna verksamheten kopplat till ESG, men när det kommer till fjärde leverantörsledet har vi ofta mindre än 20% av datan vi behöver," förklarar Peter.

Denna brist på data gör det utmanande att sätta en korrekt baseline och därmed även att formulera och följa upp mål.

Han fortsätter: ”En del företag plockar in den här typen av data en gång om året i Excelark och sitter där och räknar. Det är ju också ett problem. Det här är ju data som du behöver ha mer frekvent. I och med det nya CSRD-direktivet kommer ju den här datan publiceras i kvartalsrapporter och årsrapporter. Och då räcker det ju inte att titta på sifforna en gång om året eller ens varje kvartal, utan man måste ha det kontinuerligt. För hur ska man annars styra sina verksamhet?”

Peter tycker det är bekymrande att han stöter på så många företag som inte samlat in någon data än, utan planerar att göra det ”senare”. Risken blir då att man får ett resultat i slutet på januari som är sämre än målet. ”Och sen ska styrelsen skriva på det här. Vad ska de göra med det här resultatet? Förklara att man inte nådde målet och får bli bättre till nästa år? Hade man haft tillgång till data, åtminstone kvartalsvis, hade man kanske redan i april eller maj året innan sagt att ’oj, det här ser inte så bra ut. Låt oss jobba med den här frågan.’ Då har man mycket större chans att korrigera och nå sina mål. Så där tror jag många företag kommer behöva ställa om.”

För att tackla bristen på tillförlitliga data delar Peter med sig av flera konkreta åtgärder:

Så hanterar du IT-stödet

Dialog med IT-avdelningen

Peters första tips är att börja diskutera med IT-avdelningen om vilka lösningar som finns tillgängliga för datainsamling inom företaget. Utvärdera om dessa system kan anpassas för att stödja mer frekvent och detaljerad datainsamling från leverantörskedjan.

”Om det inte finns några befintliga system som passar, arbeta tillsammans med IT för att definiera tekniska specifikationer för ett nytt system”, säger han. ”Du kan till exempel inkludera realtidsspårning av leverantörers hållbarhetsprestanda och automatiserad datainsamling via molnbaserade plattformar.”

Så hanterar du tvärfunktionella samarbetet

Kommunikation över avdelningsgränserna

Att förstå de interna behoven är avgörande för att utforma ett effektivt datainsamlingsförfarande. Det här är inget som inköpsavdelningen ska ansvara för själva. "Fråga säljavdelningen vilka datakrav våra kunder har, och finansavdelningen vilka data de behöver för rapporteringen," råder Peter. ”Eller skapa en tvärfunktionell arbetsgrupp som inkluderar representanter från sälj-, finans- och hållbarhetsavdelningen”, fortsätter han. ”På så vis kan ni komma överens om vilken typ av data som är nödvändig för att uppfylla både interna behov och externa rapporteringskrav.”

Genom att sätta upp ett forum som säkerställer att alla datakrav är kända och ständigt förbättrar datainsamlingsprocessen kan företaget successivt öka kvaliteten på data. Då vet man också att det som samlas in är relevant, vilket spar tid och resurser även för leverantörerna.

Så prioriterar du rätt data

Värdekedjeanalys

Gör en analys av värdekedjan ner på aktivitetsnivå för att identifiera vilka leverantörer som har den största negativa påverkan på miljö och mänskliga rättigheter. Nu vet du vilka leverantörer du behöver prioritera för att utforma riktade frågeställningar och datainsamlingsinitiativ.

"Börja sedan dialogen med dessa leverantörer om vilka data du behöver från dem," säger Peter. ”Det är runt 160 datapunkter som är obligatoriska att rapportera in för företag som omfattas av CSRD. Och det är oavsett vilka områden du identifierar i din dubbla väsentlighetsanalys. De flesta företagen kommer förmodligen rapportera mellan - skulle jag gissa - 250-400 datapunkter. Och det är ju en enorm mängd. Så det gäller att komma igång.”

Så säkerställer du aktuella data

Kontinuerlig och frekvent datainsamling

Inför system som möjliggör kontinuerlig och frekvent datainsamling istället för årliga insamlingar via Excelark. "Med tanke på det nya CSRD-direktivet måste data samlas in och analyseras kvartalsvis eller i vissa fall kanske månadsvis, inte bara årligen," tillägger han. ”På så vis har du möjlighet att göra justeringar i aktiviteterna hos leverantörerna. Och allteftersom kvaliteten på data ökar hinner du också parera – eller åtminstone kommunicera - obehagliga överraskningar och sätta in åtgärder i tid.”

Peter tipsar också om att utforska möjligheter för att automatisera datainsamlingen genom digitala verktyg som IoT-enheter och sensorer som kan ge uppdateringar i realtid om leverantörernas aktiviteter och miljöpåverkan. Ytterligare ett tips är att investera i avancerade datalagringslösningar, så kallade datasjöar, där data kan samlas in, lagras och analyseras effektivt. Dessa plattformar möjliggör också att man snabbt kan få ut rapporter och fatta beslut baserade på aktuella och relevanta data.

”Ett tips här är att också se till att din plattform är skalbar och kan integreras med andra system i företaget”, säger Peter. ”På så vis kan du inte bara få ut regelbundna rapporter utan också få dataanalys som kan stödja beslutsfattandet och identifiera trender över tid.

Avslutningsvis

Genom att omfamna dessa strategier kan företag inte bara förbättra kvaliteten på sina data utan också öka sin förmåga att effektivt hantera hållbarhetsmål. "Det här ansvaret ska inte bara vila på inköpsavdelningen, utan är ett ansvar för hela företaget och kräver tvärfunktionellt samarbete," påpekar Peter. ”Med rätt verktyg och strategier på plats kan företag övervinna dessa hinder och bidra till en mer hållbar framtid.”

Vill du fördjupa dina kunskaper inom CSRD och vad det innebär för dig som är inköpschef eller inköpare? Mellan våra rekryterings- och bemanningsuppdrag inom inköp & supply chain har vi sedan december 2023 organiserat utbildningar inom hållbart inköp.

Här kan du läsa mer och anmäla dig till våra kurser i Hållbart inköp i praktiken med inriktning mot CSRD & CSDDD.