Effektiva konsultinköp – experttips för inköpare och inköpschefer

När du behöver avlastning, extra kompetens eller resurser men inte får anställa, kan konsultinköp vara det som avgör att projekt levereras i tid eller att affärsmålen nås. För att få ut största möjliga värde av konsultarvodena är det viktigt att ha en genomtänkt strategi och följa bästa praxis vad gäller konsultinköp. 

Nyligen hade jag förmånen att diskutera detta ämne med Indah Hellström som är verksamhetsrådgivare och specialist på strategiskt inköp och hantering av konsulttjänster. Hon kommer senast från Spotify där hon ansvarat globalt för både konsultinköpen och konsultuppdragens hela livscykel.

”Ofta går det en ansvarsgräns mellan inköp och verksamheten som inte alltid är optimal eftersom saker kan hamna mellan stolarna”, säger Indah Hellström.

I det här inlägget delar Indah Hellström insikter från sin erfarenhet och visar på fem konkreta tips för inköpare och inköpschefer som vill förbättra sina processer för konsultinköp.

Tips #1 Förstå inhyrande chefs behov i detalj

”Man behöver agera i princip som en rekryterare”, säger Indah. ”Du som inköpare kan hjälpa inhyrande chef genom att ställa ingående frågor om behovet. ”Ibland är det lite av ett detektivarbete eftersom detta är något som sällan är huvudfokus i en chefs vardag så det handlar därför om att stötta och avlasta i själva behovsanalysen. Till exempel hur teamets kompetenser ser ut? Hur kan konsultens kompetenser och färdigheter bidra och integreras i det befintliga?”

Det innebär att ju mer du som inköpare förstår projektets behov, desto bättre kan du specificera konsultförfrågan och undvika onödiga kostnader och slöseri med tid.

Tips #2 Skapa en effektiv onboardingprocess

Det här är vanligtvis inte inköps ansvarsområde, men Indah ser ett gemensamt ansvar och process som ett vinnande koncept.

”Eftersom konsultinköp ofta mäts på nöjdhet både från inhyrande chef och konsultleverantören, skulle det påverka inköp positivt”, säger Indah.

En effektiv onboarding är avgörande för att säkerställa att konsulten snabbt kommer in i arbetet och börjar leverera värde.  Om ditt företag inte redan har en etablerad process, skapa en enkel checklista som täcker de viktigaste stegen. Ta hjälp av din HR och andra funktioner såsom arbetsplatsansvarige och IT-supporten.

”Att skapa en wow-känsla och ett gott rykte hos konsulten säkerställer att du som kund får tillgång till de bästa konsulterna”, berättar Indah. ”Framför allt när du har behov av skickliga projektledare och tech-specialister där konkurrensen om kompetensen är hård.”

Tips #3 Ha regelbundna och dokumenterade avstämningar

Ett av de mest effektiva sätten att ha kontroll på sina konsultkostnader är genom regelbundna och dokumenterade avstämningar mellan inhyrande chef och konsulten. Det ger både transparens och en möjlighet att justera och förbättra arbetsprocessen kontinuerligt på ett kvalitativt sätt. Skulle något inträffa finns tydlig dokumentation på plats, gärna i ett speciellt affärssystem, till exempel SAP. Nu är det extra viktigt med tanke på anställningslagen, där en konsult kanske måste få ett anställningserbjudande. ”uthyrningslagen är ju ett kapitel för sig”, ler Indah. ”Och jag följer utvecklingen med spänning.”

Tips #4 Bygg starka relationer med konsultleverantörerna

Att se dina konsultleverantörer som partners kan göra en enorm skillnad.

”Det är ju guldkornen man vill ha som kund”, säger Indah Hellström. ”Om en leverantör har många kunder gäller det att vara en favoritkund. Vill man ha de bästa konsulterna gäller det till exempel att vara proaktiv som kund och boka in tillgängligheten i så god tid som möjligt för att få en perfekt match.”

”Konsulter och konsultbolag är ”färskvara”, förklarar hon. ”Som inköpare vill jag ha koll på när konsultbolagen har sina bästa konsulter tillgängliga. Att ha regelbundna avstämningar med sina stakeholders för att hela tiden vara a jour med verksamhetens behov.”

Ett partnerskap med konsultbolagen bidrar till en bättre förståelse för varandras behov och mål, vilket i sin tur leder till mer framgångsrika projekt eller bemanningslösningar. Konsultbolagen sitter på värdefull marknadsinformation, och även om man kan få fin generell statistik från marknaden, går inget upp emot att prata direkt med den som verkligen har örat mot rälsen.

Tips #5 Var flexibel med kontrakt och uppföljning

Om budget och möjlighet finns kan det vara värt att erbjuda längre kontrakt med möjlighet till uppsägning för att få bättre prisvillkor och en stabilitet i projektet. Det kan till exempel vara en idé att ha avtal anpassade per land eller region, på grund av lokal lagstiftning.

”Ha en kontinuerlig dialog med konsultbolaget och var beredd att anpassa avtalet baserat på projektets utveckling för att få bästa möjliga resultat från dina konsultinköp”, säger Indah Hellström. 

En del kunder har ett generellt betalningsvillkor på mer än 30 dagars betaltid, såsom 45 eller 60. Det kan fungera för tillverkande underleverantörer eftersom de i sin tur kan skjuta sina betalningar vidare i leverantörskedjan. Ett konsultbolag har löner som största utgiftspost, vilket gör deras cashflow kritisk. Ett sätt att öka sin popularitet som kund och också tänka socialt hållbart mot sina mindre konsultleverantörer, att hålla sig till 30 dagar eller lägre.

Sammanfattning

Att tillämpa dessa tips kan inte bara förbättra effektiviteten i ditt konsultinköp, utan även skapa en mer harmonisk och produktiv arbetsmiljö för alla inblandade. Genom att förstå projektets behov, ha en effektiv onboardingprocess, regelbundna avstämningar, starka relationer med leverantörer och ha flexibilitet i kontrakt och uppföljning, kan du säkerställa att dina konsultkostnader ger en kraftfull return-on-investment för ditt företag. 

Blev du inspirerad av artikeln? Embedded Skills hjälper dig som är chef inom inköp och supply chain att spara tid samtidig som vi tillför kompetens. Läs gärna mer på vår hemsida om våra bemannings- och rekryteringslösningar, eller kontakta oss här.